Het kerstuitje. Voor veel bedrijven het hoogtepunt van het jaar, voor de organisator vaak het stressvolste moment. Want je wilt iets origineels, het moet binnen budget zijn, iedereen moet het leuk vinden, en oh ja - die populaire locatie is al drie maanden volgeboekt. Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou.
Begin op tijd - serieus
Ik kan het niet genoeg benadrukken: begin vroeg met plannen. Oktober is eigenlijk al te laat voor de populairste locaties. In september kun je nog redelijk makkelijk terecht bij de meeste restaurants, escape rooms en evenementlocaties. Wacht je tot november, dan is het dringen. Dit betekent niet alleen dat je de beste plekken misloopt, maar ook dat je minder tijd hebt om na te denken over wat het team echt leuk zou vinden. Denk aan een brainstormsessie met je collega’s in augustus om te achterhalen wat zij leuk zouden vinden.
Mijn tip: blokkeer in augustus al even een uur om de eerste ideeën op papier te zetten en wat vrijblijvende offertes op te vragen. Dan heb je in september alle opties op een rijtje en kun je rustig kiezen. En vergeet niet om een lijstje te maken van voorkeuren en wensen voor de activiteit. Het kan ook helpen om de ervaringen van eerdere kerstuitjes van je bedrijf te analyseren. Wat werkte goed en wat niet?
Originele kerstuitje ideeën
De kerstescape room
Steeds meer escape room-aanbieders hebben speciale kerstthema-kamers of passen hun bestaande kamers aan met een kerstjasje. Het voordeel: het is interactief, je bent niet afhankelijk van het weer, en het werkt voor groepen van 4 tot soms wel 50 personen (in meerdere kamers tegelijk). Dit maakt het een perfecte optie voor teams van verschillende groottes. Zorg ervoor dat je van tevoren reserveert, want deze kamers kunnen snel volgeboekt zijn, vooral in de kerstperiode.
Gluhwein-wandeling door de stad
Plan een stadswandeling langs mooie verlichte plekken en stop onderweg bij kraampjes of cafes voor gluhwein en warme hapjes. Je kunt er een quiz of speurtocht aan koppelen om het interactiever te maken. Denk aan het opnemen van vragen over het bedrijf of leuke weetjes over de stad. Kosten: minimaal - alleen de drankjes en snacks. Lees ook ons artikel over Teamuitje met Klein Budget - 12 Betaalbare Ideeën die Wel Werken voor meer informatie. Zo’n wandeling is niet alleen leuk, maar ook een geweldige manier om de stad opnieuw te ontdekken met je collega’s.
Kookworkshop kerstdiner
In plaats van ergens te gaan eten, maak je samen het kerstdiner. Kookstudio’s bieden speciale kerstmenu-workshops aan waar je in kleine teams een compleet feestmaal bereidt. Het resultaat eet je samen op. Twee vliegen in een klap. Dit is ook een uitstekende gelegenheid om teamwork te bevorderen en de onderlinge relaties te versterken. Maak het extra speciaal door bijvoorbeeld een prijs uit te reiken voor het beste gerecht of de mooiste presentatie.
Winterse outdoor activiteit
Fakkeltocht door het bos, een huifkartocht met warme chocomel, of een winterse bootcamp - er zijn volop outdoor opties die ook in december prima te doen zijn. Zorg wel voor een plan B bij echt slecht weer. Denk hierbij aan een alternatieve binnenlocatie of een indoor activiteit die je kunt ingelasten. Outdoor activiteiten zijn niet alleen leuk, maar ze creëren ook een gevoel van saamhorigheid en teamwork. Het is een kans om samen te lachen en te genieten van de winterse sfeer.
Creatieve workshop
Een kerstkrans maken, zeep gieten, chocolade pralines draaien of je eigen gin-blend samenstellen. Creatieve workshops zijn laagdrempelig en iedereen gaat met een zelfgemaakt cadeau naar huis. Ideaal als kerstcadeau-alternatief. Dit is niet alleen een leuke activiteit, maar het stimuleert ook de creativiteit van je team. Je kunt zelfs een wedstrijdje organiseren om te zien wie het mooiste of meest unieke item kan maken. Dit maakt het nog interactiever en zorgt voor veel plezier.
Praktische organisatietips
Budget bepalen
De meeste bedrijven besteden tussen de 40 en 80 euro per persoon aan het kerstuitje. Daarin zit meestal de activiteit plus eten en drinken. Houd er rekening mee dat prijzen in december hoger liggen dan de rest van het jaar - dat feestmaandtoeslag-fenomeen is helaas echt een ding. Denk ook aan eventuele extra kosten zoals vervoer of speciale benodigdheden voor activiteiten. Het is een goed idee om een buffer in je budget te hebben voor onverwachte kosten. Meer hierover lees je in Teamuitje Organiseren - Complete Gids voor Succesvolle Activiteiten.
Timing kiezen
Vermijd de vrijdag voor kerst - dan heeft niemand nog energie. De eerste of tweede week van december werkt vaak het best. Dan ben je er vroeg bij, de kerstsfeer is er al en de agenda’s zijn nog niet overvol met privé-feestjes. Als je een activiteit organiseert, probeer dan een tijdstip te kiezen dat de meeste mensen past. Denk aan een late ochtend of vroege middag, zodat je ook de rest van de dag kunt gebruiken voor andere feestelijkheden.
Inclusiviteit
Niet iedereen viert kerst. Noem het een eindejaarsuitje als je een divers team hebt. Houd rekening met dieetwensen, vermijd alcohol als enige drankoptie en zorg dat de activiteit voor iedereen toegankelijk is. Dit laat zien dat je de diversiteit in je team waardeert en serieus neemt, wat de teamgeest kan versterken. Het kan ook helpen om een korte enquête te versturen waarin je de wensen en voorkeuren van je teamleden verzamelt.
Communicatie
Stuur minimaal drie weken van tevoren een save-the-date. Geef duidelijk aan wat het programma is, wanneer het begint en eindigt, en of partners welkom zijn. Niets is zo vervelend als een teamuitje waarbij de helft te laat komt omdat de communicatie onduidelijk was. Overweeg om een groepschat of een evenementpagina aan te maken, zodat iedereen op de hoogte blijft van updates en details. Dit maakt het ook makkelijker om feedback te verzamelen en vragen te beantwoorden.
Veelgemaakte fouten
Na vele kerstuitjes heb ik een lijstje met dont’s:
Te ambitieus programma: Een activiteit plus diner is genoeg. Niet nog een quiz, een speech, een pubcrawl en een dansje erbij proppen. Dit kan overweldigend zijn voor de deelnemers en het kan de sfeer verpesten.
Verplicht gevoel: Maak het uitje aantrekkelijk, niet verplicht. Wie echt niet kan of wil, moet dat zonder schuldgevoel kunnen zeggen. Dit kan ook betekenen dat je een informele sfeer creëert, zodat mensen zich vrij voelen om te komen of niet.
Te laat bestellen: Restaurants met kerstmenu’s zijn in december supersnel vol. Reserveer op tijd. Het is ook goed om een paar alternatieven in gedachten te hebben, voor het geval dat je eerste keuze volgeboekt is.
Geen rekening houden met reistijd: Als je locatie een uur rijden is, haken mensen af. Kies iets in de buurt of regel vervoer. Dit geldt ook voor de toegankelijkheid van de locatie - zorg ervoor dat deze bereikbaar is voor iedereen in je team.
Budget-overzicht
Bij het plannen van een kerstuitje is het belangrijk om een duidelijk budgetoverzicht te hebben. Dit helpt je niet alleen om binnen je financiële grenzen te blijven, maar ook om verrassingen te voorkomen. Begin met het in kaart brengen van de geschatte kosten voor elke activiteit die je overweegt. Vergeet niet om extra kosten voor vervoer, decoraties of eventuele extraatjes mee te nemen.
Als je een activiteit kiest, zorg er dan voor dat je offertes aanvraagt bij verschillende aanbieders. Dit kan je helpen om de beste deal te vinden en je budget optimaal te benutten. Daarnaast kun je ook overwegen om groepskortingen te vragen, wat je kan helpen om kosten te besparen. Het is ook goed om een klein percentage van je budget apart te houden voor onvoorziene uitgaven, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Conclusie
Het perfecte kerstuitje combineert een leuke activiteit met goed eten, een ontspannen sfeer en de ruimte om bij te kletsen. Het hoeft niet ingewikkeld of duur te zijn. Begin op tijd, kies iets dat bij je team past en zorg dat het organisatorisch klopt. Dan heb je al een enorme voorsprong op de meeste bedrijven die in november nog in paniek rondrennen op zoek naar een beschikbare locatie. Bekijk ook De 15 Beste Indoor Teambuilding Activiteiten voor Elk Budget voor aanvullende tips. Door goed na te denken over het kerstuitje organiseren, creëer je een memorabele ervaring waar je team nog lang over zal napraten.